Etwa ein Viertel aller bundesweit Beschäftigten arbeitet zurzeit von zu Hause, wie aus einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung hervorgeht. Dies wirkt sich stark auf die interne Kommunikation, aber auch auf die Unternehmensbilanz aus: Durch die leer stehenden Büroräume fielen für Firmen in den 10 größten Städten Deutschlands seit Beginn der Pandemie insgesamt über 15 Millionen Euro an Kosten an. Zu diesem Ergebnis kommt der Digital Workplace-Marktführer Unily in seiner aktuellen Analyse und erläutert, welche Lösungsansätze Arbeitgebern langfristig zur Verfügung stehen.

Überblick: So teuer kommt Büroleerstand Arbeitgeber zu stehen

Die größten finanziellen Einschnitte sind im letzten Jahr für Berliner Unternehmen entstanden: In der Bundeshauptstadt zahlten Arbeitgeber knapp fünf Millionen Euro für vorübergehend unbesetzte Plätze in ihren Büroräumen. In München flossen rund 3,5 Millionen Euro für die ungenutzten Quadratmeter ins Leere. Frankfurt am Main rangiert auf dem dritten Platz: In Deutschlands Finanzhochburg gaben Firmen knapp zwei Millionen Euro für Büroflächen aus, die aufgrund von Remote Work derzeit nicht genutzt werden. Vergleichsweise geringe Verluste verzeichneten Unternehmen in Leipzig (rund 382.000 Euro), Essen (knapp 240.000 Euro) und Dortmund (213.000 Euro).

Corona-Pandemie transformiert traditionelles Arbeitsmodell langfristig

“Die aktuelle Situation zeigt, dass Büroräume für erfolgreiches Arbeiten und Wirtschaften nicht länger grundlegend sind. Mehr noch, die hohen Mietpreise in Ballungsgebieten belasten die Unternehmen in dieser schwierigen Zeit enorm – dabei werden die teuren Flächen nicht einmal genutzt”, kommentiert Miriam Rügamer, Vice President Central Europe bei Unily, die Ergebnisse. “Auch, wenn viele Arbeitnehmer:innen nach der Pandemie ins Büro zurückkehren, wird sich zunehmend ein hybrides Arbeitsmodell etablieren”, so Rügamer. Sie führt fort: “Ein hybrides Modell sieht vor, dass Arbeitnehmer:innen flexibel zwischen Präsenzzeiten im Büro und dem Arbeitsplatz ihrer Wahl wechseln. Entsprechend stellen sich folgende Fragen: Lohnt es sich, künftig für jede:n Mitarbeiter:in einen Büroplatz zur Verfügung zu stellen? Ist womöglich der Ausbau der digitalen Infrastruktur wirtschaftlicher? Welche Lösungen gibt es, um Mitarbeiter:innen im Büro sowie im Homeoffice gleichermaßen zu erreichen und Zusammenarbeit ortsunabhängig zu ermöglichen?”

Neues Arbeitsmodell erfordert digitale Lösungen

Wenn Beschäftigte ihren Arbeitsort zunehmend flexibel wählen, muss eine standortübergreifende Plattform für Wissenstransfer, Vernetzung und Organisation der Arbeitsabläufe entstehen. Bisher sind meist lediglich einseitig aufgebaute Intranets etabliert: Sie stellen eine Einbahnstraße der Kommunikation dar, in der sich die Geschäftsleitung an die Mitarbeiter:innen richtet. Die heutige und künftige Arbeitswelt erfordert deutlich agilere Lösungen, die die Arbeitnehmer:innen aktiv in den Kommunikationsprozess und in die Unternehmensgestaltung integrieren.

“Im Gegensatz zum herkömmlichen Intranet ist das digitale Headquarter ein essentieller Baustein für die Digitalisierung eines Unternehmens: Über die Plattform sollten die wesentlichsten Arbeitsprozesse abgebildet werden, sodass sie standortunabhängig verfügbar und nicht an den Arbeitsplatz im Büro gekoppelt sind. Häufige Wechsel zwischen zahlreichen Tools und langes Suchen nach Dokumenten entfallen, was Arbeitsprozesse deutlich einfacher gestaltet. Zudem bietet die Plattform die Möglichkeit, Inhalte zielgruppenspezifisch zu verteilen und so nur die relevanten Informationen an jede:n Mitarbeiter:in heranzutragen. Keinesfalls soll dieses Modell das physische Büro ersetzen: Vielmehr ergänzt die digitale Firmenzentrale die umfassende Employee Experience der Unternehmen. Diese wiederum profitieren von erhöhtem Engagement und gestiegener Zufriedenheit der Arbeitnehmer:innen und reduzierten Mietkosten für Büroflächen, die in Zukunft voraussichtlich deutlich weniger genutzt werden”, ergänzt Miriam Rügamer.

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