4.3.2008. Viele Planer bearbeiten wichtige Basisdaten ihres Büros und ihrer Projekte noch immer mit Hilfe bereits vorhandener Software wie Tabellenkalkulation, Adressverwaltung & Co. Doch wer beim Büro- und Projektmanagement ausschließlich auf Standardprogramme setzt, verzichtet auf viele Vorteile moderner Büro- und Projektmanagement-Lösungen.
"Büromanagement-Software? Brauch ich nicht – ich habe doch mein Office-Paket!" Das ist ein häufig genanntes Argument von Architekten und Ingenieuren, die auf ihrem Büro-PC bereits installierte Office-Standardsoftware für die Erfassung und mehr schlecht als recht auch für die Kontrolle betriebswirtschaftlicher Bürodaten einsetzen. Auf den ersten Blick bietet die Tabellenkalkulation, Adressverwaltung oder Textverarbeitung augenscheinlich alle notwendigen Basisfunktionen, um die wesentlichen Zahlen und Daten eines Büros sowie aller Projekte zu erfassen, bearbeiten, verwalten und auszuwerten. Die Unterschiede liegen aber im Detail und entscheiden maßgeblich darüber, wie effizient und erfolgreich Büro- und Projektcontrolling zum Einsatz kommt.
Acclaro, eine Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) basiert auf einer zentralen Datenbank. Gegenüber einer Tabellenkalkulation hat eine datenbankbasierende Lösung die Vorteile: Die Daten sind eindeutig, konsistent, lassen sich aufgrund einheitlicher Strukturen von allen Büromitarbeitern problemlos bearbeiten und können in beliebiger Form und in Sekundenschnelle ausgewertet werden. Im Hinblick auf den Datenumfang und die Weiterverarbeitung der Daten gibt es im Gegensatz zur Tabellenkalkulation praktisch keine Beschränkungen. Doch das ist nicht alles. Modulare BMSP besteht darüber hinaus aus mehreren, aufeinander abgestimmten Werkzeugen wie „Projektverwaltung“, „Zeiterfassung“, "Dokumentmanagement" oder "Controlling", die zu einer individuellen Komplettlösung zusammengestellt werden können. Einmal erfasste Projekt- und Bürodaten lassen sich innerhalb dieser ineinander greifenden Module vielfältig und effizient nutzen. Wichtige Projektauswertungen und Kennzahlen zur Unternehmensführung gibt es praktisch auf Knopfdruck. Auswertungen nach dem so genannten PeP7-Standard ermöglichen eine vergleichbare Bewertung der aktuellen betriebswirtschaftlichen Situation eines Planungsbüros. Berichte sorgen für Transparenz und dafür, dass betriebswirtschaftlich alles „im grünen Bereich“ und Projekte „auf Kurs“ bleiben. Software „von der Stange“ bietet all diese Vorteile und Automatismen nicht.
Standardsoftware erfordert zwar keine zusätzliche Investition, weil sie in der Regel bereits auf dem Büro-PC installiert ist. Doch dieser scheinbare Kostenvorteil relativiert sich schnell, wenn man alle notwendigen Anpassungen und den Verzicht auf wesentliche BMSP-Funktionen berücksichtigt. Acclaro ist sofort nach der Installation "ready-to-go" und speziell auf die Anforderungen eines Planungsbüros zugeschnitten. Der Inhaber erhält eine schnelle Übersicht über die aktuelle wirtschaftliche Situation seines Büros und den Stand seiner Projekte. Dadurch kann er auf mögliche Engpässe frühzeitig reagieren, gegebenenfalls gegensteuern, Risiken minimieren und Kosten senken. Zu den weiteren Vorteilen zählen die Optimierung von Büroleistungen und die Steigerung der Produktivität. Auch die Qualität der Planungsleistung wird erhöht, denn eine automatische Dokumentation, eine klar geregelte Festlegung von Zuständigkeiten und Verantwortungen sowie eine kontinuierliche Termin- und Kostenkontrolle bieten die Grundlage dafür, dass Bauvorhaben reibungslos geplant und realisiert werden können. Standard-Schnittstellen und eine Anbindung an Microsoft-Produkte oder Open Office ermöglichen darüber hinaus ein nahtloses Einfügen von Acclaro in jede Büro- und Softwareumgebung.
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